Think about XXVI

Think about XXV

Arrume tempo!

Todas as semanas começam com cara de que quilos de trabalho esperam pela gente… Ok, temos – e queremos – ser multi-tarefas, assumindo todos os papeis possíveis: profissional, filha, mãe, mulher, aluna, colaboradora, escritora, dona de casa. Tudo ao mesmo tempo agora!

Administrar este tempo, que parece correr cada vez mais, é missão complicada que, quando colocada em prática, mostra-se mais simples do que parece.

As dicas são do especialista em administração de tempo e produtividade Christian Barbosa. Ele aponta dez itens que podem atrapalhar a sua vida no trabalho e ensina como otimizar o tempo.

1. E-mail – deixar o e-mail aberto faz as pessoas interromperem demais o trabalho, aumenta a ansiedade e a sensação de atividades por fazer. Christian sugere definir períodos conferir emails, deixando a caixa de entrada fechada o resto do dia.

2. Não ter clareza sobre o que fazer – quando o dia começa, precisamos saber o que fazer primeiro. Na verdade, temos que saber pelo menos 80% do que deve ser feito. Se não soubermos, com certeza perderemos tempo em tarefas circunstanciais.

3. “Estou em Reunião” – Segundo a Triad Consulting, 1/3 das reuniões podem ser canceladas. Se for necessária, devemos ser objetivos, com pontos de discussão definidos. Tempo? No máximo 2 horas.

4. Redes Sociais – quem usa twitter, facebook, orkut, deve controlar a ansiedade e deixá-las para  intervalos no dia ou o horário de almoço.

5. Falta de energia – quem está cansado, sem pique e sem concentração perde horas do dia, enquanto viajamos em atividades circunstanciais. Para aliviar, é legal ter hobbies. Se sentir necessidade, dá até para ir ao médico, tomar vitaminas. E mais: é importante alimentar-se em horários regulares e fazer sexo.

6. Falta de foco – quem começa uma atividade e logo salta para outra tarefa tem a opção de quebrar uma atividade grande em pequenas. Para concentrar, é bom fechar outros softwares, colocar o celular no silencioso e, quem sabe, ouvir música.

7. Navegador cheio de favoritos – e dai a gente abre a internet focada em um site que precisa ser acessado para executar a tarefa pendente. E vê a lista de favoritos. Grande pedida deixar a chatice de lado e navegar nos sites que gostamos, né? Não! Para evitar esta possibilidade, que tal instalar um novo navegador e não importar os  favoritos. Essa atitude elimina a tentação de navegar a toa.

8. Messenger, Wave, GTalk, etc. – nos bate-papos, quem está ocupado deve ficar status invisível ou offline. Se está tranquilo, fique ausente ou ocupado e, se está com tempo para conversar, mude para disponível. Simples e prático!

9. Interrupções – Se muita gente interrompe, pode ser porque a gente não se comunicou direito ao delegar uma tarefa ou dizer que estava ocupado. É legal rever como redigiu os emails, repassou informações e delegou as atividades.

10. Tarefas imprevistas, convites inesperados e favores – o melhor é falar “não” de forma concreta, considerando seu planejamento X disponibilidade. Quando muitas tarefas imprevistas surgem, pode ser que o planejamento não esteja adequado.

As dicas são daqui!

Think about XXIV

Think about XXIII

A importância da organização

Nosso dia tem 16 horas. Isso e dormirmos 8 horas por noite. Essas 16 horas podem parecer pouco para tudo que temos que fazer. Para dar conta de tudo, é preciso planejar bem e controlar as prioridades.

Disciplina é o item básico. Com disciplina, podemos ter uma agenda produtiva. Basta tirar dez minutos para definir as metas do dia, da semana…

Quando as horas e as tarefas são organizadas, não chegamos ao fim do dia com aquela sensação de improdutividade. Quando temos mais tempo, também podemos pensar em formas de ter uma renda extra, como um negócio próprio ou um projeto para a empresa. Também dá pra pensar sobre como planejar melhor o investimento do próprio dinheiro.

Quem não se organiza trabalha mais. Como conseqüência, a vida passa sem vermos. Junto com ela, vão-se os amigos, a infância do filho, os amores. Quando a gente sai mais cedo do trabalho – ou, pelo menos, no horário – consegue encontrar os amigos mais antigos ou ficar mais com a família. Também é bom arrumar uma brecha para ir ao cinema, tirar férias ou curtir um feriadão, ler um livro, ver um filme ou conhecer lugares.

As empresas não querem mais profissionais desorganizados. Quem planeja as tarefas é mais eficiente nos prazos e na qualidade do trabalho, tem tempo para cuidar da equipe e pensarem projetos. Sóchegamos lá quando tiramos um tempo para refletir, analisar as ações e o passado.

Vamos começar?

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